Ralf Schmitt, Gründer der Impulspiloten GmbH – Experten für digitale und hybride Events
Urs E. Gattiker
Urs E. Gattiker

Erfolgreich Hybride Events veranstalten: Was dazu nötig ist

Digitale Events sind während der Coronakrise noch gefragter als zuvor. Veranstaltungen vor Ort werden vermisst. Doch hybride Events schaffen einen Kompromiss.

Zusammen mit Ralf Schmitt, Gründer der Impulspiloten GmbH, veranstaltete der Marketing Club Lago am 23 März 2021 ein weiteres Webinar zu diesem Themen: Hybride Events – Erfahrungen aus über 80 digitalen Veranstaltungen. Organisiert und moderiert wurde das Event von MC Lago Mitglied Rainer Berger.

Hier finden Sie eine kurze Zusammenfassung vom Webinar, wie immer, mit den wichtigsten Take Aways, Tipps und Tricks für Ihre eigenen digitalen Veranstaltungen und vielleicht bald auch: Hybride Events… oder haben Sie selbst bereits Erfahrungen mit hybriden Events gemacht? Hinterlassen Sie uns doch einen Kommentar mit Ihrem Eindruck – wir sind gespannt.


Was sind hybride Events? Und wer sind die Impulspiloten?


Was sind hybride Events?

Hybride Events kombinieren Präsenz mit virtuellen Events. Sie sind also digitale Veranstaltungen, bei denen eine kleine Anzahl Vortragender und/oder Zuschauer die vor Ort anwesend. Also wie beim vergangenen MC Lago Event zum Thema Change Management.

Referenten sind manchmal über mehrere Standorte eines Unternehmens verteilt und werden live zugeschaltet. Die Mehrheit der Teilnehmer verfolgt die Veranstaltung online im Livestream – zum Beispiel mithilfe von Whereby, Zoom, YouTube oder Facebook Livestreams. Vor allem bei den digital sehr gut besuchten hybriden Events der Impulspiloten.


Und wer sind diese Impulspiloten?

Ralf Schmitt gründete die Impulspiloten GmbH 2015 und organisierte seitdem alle möglichen Arten von Events. Im Webinar teilte Ralf seine Erfahrungen mit uns.

Hybride Events der Impulspiloten: Vorhang auf!
Hybride Events der Impulspiloten GmbH: Ralf Schmitt teilte seine Erfahrungen aus über 80 digitalen Veranstaltungen im MC Lago Marketing Webinar.

Dass er und sein Team (z.B. der Techniker) Profis sind, wurde mir spätestens klar, als etwas –wie oftmals bei digitalen Veranstaltung– nicht so perfekt ging wie geplant. Beim Abspielen eines Video konnten die Teilnehmer zwar hören was gesagt wurde. Aber ein Bild sahen wir keines.

Für die Profis kein Problem. Der Referent wurde schnellsten vom Techniker über den Ohrstöpsel informiert. Er entschuldigte sich über das Malheur, lächelte und fuhr fort mit seiner Präsentation. Nach kurzer Verzögerung bekamen wir das Video dann doch noch in perfekt Qualität von Bild und Ton eingespielt.

Zum Glück, denn es hat sich gelohnt. Schauen Sie sich das Video unten selbst an.


Impulspiloten: Hybride Events Tipps & Tricks

Digitale und hybride Events – dieser Trend, so erklärte Ralf wird sich so schnell kaum ändern. Und deshalb gilt es, einige Dinge zu beachten, die wir dank Ralf Schmitt nun wissen:


Die wichtigsten Tipps von Ralf Schmitt

  • Change of Pace: Mit “Change of Pace” ist gemeint, dass alle 15 Minuten etwas passieren bei einem hybriden Event. Zeigen Sie mal eine Slide für mehr als 15 Minuten im nächsten Meeting und schauen Sie was passiert. Nein, Spaß, tun Sie’s nicht.

  • Interessant & spritzig: Die Teilnehmer müssen zuerst einmal abgeholt. Wir müssen den Teilnehmern Fragen stellen, diese können z.B. über den Chat sich mit Fragen einbringen und die Vortragenden antworten – auch über die gesamte Veranstaltung hinweg.

  • Planungszeitraum: Ein wirkliches gutes digitales Event braucht Zeit. Ralf empfahl mindestens 4 Wochen Vorlaufszeit. Man solle sich jedoch auf 8 – 12 Wochen einstellen. Da bei der Bereitstellung von Inhalt und z.B. Technik immer eine unerwünschte Zeitverzögerung eintreten könnte.

  • Kosten: Qualität kostet – Zeitvorlauf, Planung, die Technik und die perfekte Venue. Perfekte Planung spart hier langfristig viel Geld (Mehr Details unter FAQ im Anschluss des Blogbeitrags).

  • Grosse Fallstricke: Wenn man alles geplant hat und Zeit und Effort noch obendrauf, dann muss es dann auch fast perfekt aublaufen. Ein grosses Risiko ist dabei die Bandbreite des Livestream. Wenn z.B. YouTube oder Vimeo nicht stabil sind kann es passieren, das einige Teilnehmer das Bild nicht bekommen, Tonalität nicht stimmt oder die Sache abstürzt.

  • Technik Kunde: Hier ist die Herausforderung was genutzt und was nicht benutzt werden kann. Einige Firmen nutzen MS Teams, andere Google Hangouts oder Webex, Whereby, Zoom und wie sie alle heissen. Oft kann dann ein weiteres Tool nicht genutzt werden. Eine Vorabklärung schützt vor bösen Überraschungen.

  • Lead Generation: Ein digitaler Event für eine Firma sollte eine Event Landing Page haben. Hier können sich Teilnehmer mit Email anmelden. Diese kann man dann mit Hilfe des Verteilers nutzen um Informationen vor und nach dem Event zum Thema an diese versenden zu können.

  • Mehr Tipps gibt es auch im FAQ unter dem Beitrag


Hybride Events: Vor- und Nachteile

Hybride Events der Impulspiloten – die Alternative zu langweiligen digitalen Veranstaltungen
Digitale Veranstaltungen sind langweilig? Die hybride Events der Impulspiloten sind es sicher nicht!

Vor- und Nachteile von hybriden Events können mit diesen Infos auch recht einfach zusammengefasst werden. Dass wir die Dinge oben alle planen können, ist ein Vorteil. Der Nachteil ist dabei, dass während einem hybriden Event – wie bei digitalen Veranstaltungen auch – die Interaktion mit Teilnehmern schwieriger sind.


Fazit: Warum sind hybride Events für Unternehmen wichtig?

Für Firmen stellt sich die Frage: Sind hybride Veranstaltungen nur ein Corona-Ding oder auch längerfristig sinnvoll? Oder kurz: Lohnt es sich zu investieren?

Ohne Messen oder Kundenbesuche können hybride Events für Firmen während der Coronakrise sehr wichtig werden. Aber mit fortschreitender Digitalisierung und Globalisierung bieten hybride Events auch künftig viele Vorteile. Beispielswiese kann den Kunden ein Produkt virtuell präsentiert und demonstriert werden.

Auch den drkpi Pagetracker – die Analytics as a Service Software von drkpi – erklären wir vielen Interessenten über die digitalen Kanäle. Corona hat noch einfacher gemacht, was bei größerer Distanz ohnehin schon viele Vorteile hat: Die Akzeptanz dieser Art der Kundenbetreuung ist heute viel verbreiteter als noch vor 18 Monaten.

Dank dieser Akzeptanz sind wir sicher, dass digitale Veranstaltungen wie hybride Events oder Webinare, auch nach Corona weiterhin für Firmen attraktiv bleiben werden. Denn Sie können – richtig gemacht – sehr wertvolle Instrumente sein.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Blogeintrag ein paar gute Ideen liefert, um den Erfolg Ihrer nächsten digitalen Veranstaltung zu sichern. Ralf Schmitt und seinem Team – den Impulspiloten – nochmals einen herzlichen Dank für diese tolle Veranstaltung.

PS. Hier gibt es das Whitepaper von Ralf Schmitt zum Download, wenn Sie sich noch genauer informieren möchten (und weiter unten ebenfalls unser FAQ zum Thema): Hybride Events Whitepaper (PDF Download)

Ralf Schmitt, Gründer der Impulspiloten GmbH – Experten für digitale und hybride Events
Ralf Schmitt, Gründer der Impulspiloten GmbH – Experten für digitale und hybride Events.


FAQ Hybride Events & Long Tails

Mit unseren FAQs wollen wir Ihnen hier die Möglichkeit bieten, sich noch etwas in das Thema zu vertiefen zu vertiefen, um Ihre nächste digitale Veranstaltung noch erfolgreicher zu machen.


Wieso spielt die Location bei digitalen Events eine wichtige Rolle?

Angenommen ein Industrieunternehmen aus der Schweiz oder Deutschland will einen Event über die eigenen Server streamen. Eine gute Idee, doch kann der Kunde aus Thailand ohne Probleme diesem Event beiwohnen?

Ein Beispiel eines digitalen Events von einem Schweizer Unternehmens, das vielen Teilnehmern aus aller Welt lediglich schwarze Bildschirme zeigte. Eine sehr unerfreuliche Erfahrung für das Marketing Team des Unternehmens und die Teilnehmer des Webevents.


Aber was ist passiert?

Die angemietete Bandbreite aus dem Verwaltungsgebäude, wo das Event stattfand, war dem großen Ansturm nicht gewachsen. Die Firma wurde vom großem Interesse vor allem aus Asien völlig überrascht. Mit so viel Resonanz hatte niemand gerechnet – trotz globaler Werbung. Und niemand hatte für diesen Fall vorgesorgt.

Es muss auch berücksichtigt werden, dass Teilnehmer im Home Office oder in Randregionen relativ tiefe Bandbreiten haben. Wenn zu Hause im Home Office bei uns 3 oder sogar 4 Leute gleichzeitig an 4 verschiedenen digitalen Events teilnehmen, kann das schon mal zu Problemen führen.

Und wenn am Arbeitsplatz die Bandbreite für einen Nutzer gedrosselt wurde, wird es auch schwierig und Bild- und Tonqualität können negativ beeinflusset werden.


Wann digitale und hybride Events veranstalten?

Auch das ist natürlich abhängig von der geografischen Location. Denn natürlich muss vor allem berücksichtigt werden, wer zu welchen Zeiten wann wo sein kann.

Je nach Wahl der Uhrzeit passt für die eine Hälfte vom Kontinent ganz gut und für die andere gar nicht. Wenn ein großer Teil Ihrer Zielgruppe in Amerika lebt, veranstalten sie das europäische Event nicht Abends, wenn es in den USA gerade 3 Uhr morgens ist. Es versteht sich von selbst 😉

In Europa lohnt es sich, ein digitales Event auch morgens laufen zu lassen, wenn die USA noch schläft. Damit können dann auch Kunden in Asien erreicht werden. Diese Dinge müssen natürlich sorgfältig geplant werden.

Zuletzt kann man für mehrere Länder auch mehrfach dasselbe Webinar veranstalten. Eine absolut perfekte Uhrzeit gibt es nicht. Doch wenn Sie ihre Zielgruppe gut kennen, sollte es kein Problem für sie sein, die beste Uhrzeit für diese zu finden.


Welche Technik für hybride Events?

Im Gegensatz zu einem Marketing Webinar wie bei uns, reicht ein Videokonferenz Tool wie Whereby oder Zoom und eine ausreichende Bandbreite allein nicht aus. Meist sind zusätzlich noch professionelle Kameras, Mikrofone und Belichtung nötig, die von einem kompetenten Techniker-Team bedient werden müssen.

Das ist natürlich abhängig davon, welche Dimensionen Ihr hybrides Event haben soll. Wenn eine Diskussion mit mehreren anwesenden Experten in einem Raum gefilmt wird, reicht das Macbook mit Webcam und kleinem integrierten Mikrofon, die nur eine begrenzte Qualität ermöglichen, oft nicht aus.

Denn eine ganze Gesprächsgruppe muss bereits aufgrund der Größe weiter weg von der Kamera positioniert werden als der einzelne Referent bei einem regulären Webinar, der bequem direkt vor dem Bildschirm sitzen kann.


Was kostet ein hybrides Event?

Welches Budget braucht es für ein hybrides Event? Ralf Schmitt, von der Impulspiloten GmbH beziffert die Kosten zwischen Euro 60.000 – 200.000 € je nach Anforderungen des Veranstalters.

Zuerst dachte ich, dass dies etwas viel sein. Ein MC Lago Mitglied hat mich dann aber darauf aufmerksam gemacht, dass ein kleiner Messestand in Deutschland auch schnell einmal 30.000 € kostet. Kommen dann noch Ausgaben für das Personal am Stand, Reisekosten und Spesen hinzu, sind wir schon bei 60.000 € oder mehr.

Im Vergleich zum Messeauftritt, können auch für ein hybrides Event PR gemacht und Leads gesammelt werden. Und wenn das Event von Profis wie den Impulspiloten umgesetzt wird und richtig erfolgreich ist, dann ist ein hybrides Event nicht teurer als ein gewöhnlicher Messeauftritt.


Was kostet ein Marketing Webinar?

Hier können wir aus unserer eigenen Erfahrung sprechen. Nicht nur beim MC Lago gab es schon einige, auch hybride Webinare. Virtuelle und hybride Webinare und andere digitale Events jeglicher Art gibt es aber auch bei den über 60 weiteren Marketing Clubs in Deutschland, die auf Webinar-Plattform des DMV hier zur Verfügung gestellt werden.

Uns kostet ein Webinar meistens vor allem eines: Zeit. Für die Vor- und Nachbereitung, wie beispielsweise auch diesen Blogbeitrag zu erstellen oder gar ein Video zu schneiden.

Mit 15-25 Stunden Arbeitszeit für ein Webinar von 30-45 Minuten müssen wir rechnen. Diese Kosten müssen in unser Budget einfliessen. Inwiefern es sich lohnt hängt von Ihren Key Performance Indicators (KPIs) ab.


Was ist ein Long Tail?

“The Long Tail” ist ein Konzept von Chris Anderson, das er im gleichnamigen Buch mit dem Untertitel Why the Future of Business Is Selling Less of More beschreibt.

Anderson beschreibt, dass Unternehmen mit virtuellen Produkten – wie Streaming Dienstleistern oder digitale Musik-Plattformen (siehe Long Tail-Beispiel mit Amazon, Netflix) – machen einen Großteil ihres Umsatzes nun mit Nischenprodukten und nicht mehr mit Bestsellern aus der Massenproduktion. Das führt zu einem vielfältigeren Angebot, welches auch kleinere Zielgruppen bedient.

Der Grund dafür: Für virtuelle Produkte fallen keine Lager- und Transportkosten mehr an, sodass digitale Unternehmen ihr Angebot um alle erdenklichen Nischenprodukte erweitern können.

Wenn Kunden nun wissen, dass alle möglichen, auch schwer erhältliche Nischenprodukte verfügbar sind, steigt auch die Nachfrage nach diesen. Auf lange Sicht kann ein Unternehmen mit dem Verkauf vieler Nischenprodukte damit sogar mehr Gewinn erwirtschaften als mit Massenkonsumgütern.

In der Verkaufszahlen-Statistik zeichnet sich diese Entwicklung als “langer Schwanz” (engl. Long Tail) ab.


Wie sieht es mit hybriden Events in der Long Tail Theorie aus?

Mit Hilfe eines hybriden Events kann beispielsweise Content für Nischenthemen erstellt werden, den Unternehmen auf ihrer Webseite zur Verfügung stellen können. Videos oder Blog Posts können einem Unternehmen so langfristig eine erhöhte Sichtbarkeit für Nischenthemen und damit Bekanntheit bei mehreren kleineren Zielgruppen verschaffen.

Eine solche Zusammenfassung sehen Sie hier von der Firma Steinert. Auch Monate nach dem erfolgreichen Event wird das Video angeguckt, kann in einem Blogeintrag genutzt oder auf Social Media gepostet werden. Über die Google Suche kann dieser Content langfristig gefunden werden und so auch die Markenbekanntheit steigern.

STEINERT Test Center Opening Aftermovie mit den Impulspiloten.

Was ist der Long Tail für ein digitales Marketing Webinar?

Auch auf einen Verein, wie den Marketing Club Lago, kann das Konzept des Long Tails angewendet werden. Statt über große Themen wie Digitales Marketing im Allgemeinen zu sprechen, können wir Webinare zu Nischenthemen anbieten. Etwa über Besonderheiten in Marketing und PR beim Fundraising Charity Konzert für Kinder mit seltenen Krankheiten oder: Hybride Events.

Digitaler Content wie Blogposts mit Videos und Slides sind Inhalte, die auch Monate später noch genutzt werden können. Sie können uns Aufmerksamkeit für Nischenthemen verschaffen und sprechen auch Marketing Professionals aus ganz besonderen Bereichen an. Diese Marketing-Leute ebenfalls zu erreichen, macht unser Club-Netzwerk vielfältiger und interessanter – und alle profitieren. Sowohl unsere treuen Club-Mitglieder als auch die neu gewonnenen.

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